- Configuración inicial en BioTime Pro: Como Organizar tu Empresa (Área, Cargos, Departamentos)

Organización de la Empresa

Para una gestión eficiente del personal y dispositivos en BioTime Pro, es esencial realizar primero la configuración organizacional, que incluye la creación de áreas, la asignación de cargos y la estructuración de departamentos. Este proceso permite asignar correctamente a cada empleado su área, cargo y departamento, optimizando la distribución de dispositivos biométricos y la administración de permisos y accesos. Una correcta jerarquización de estas entidades asegura un control efectivo dentro de la plataforma y garantiza que las funcionalidades del sistema operen de manera eficiente, evitando desorganización antes de integrar empleados o dispositivos. Este manual tiene como objetivo resolver cualquier duda que pueda surgir durante el proceso de creación de las áreas, cargos y departamentos.

Nota: Es importante recordar que, dependiendo de la licencia adquirida, BioTime Pro permite crear múltiples instancias para diferentes empresas, cada una con su propio árbol de departamentos, cargos y áreas. Esta funcionalidad puede tener implicaciones en los requerimientos del servidor.

Creación y configuración de Áreas
La creación de áreas dentro de BioTime Pro es esencial para organizar la ubicación de los dispositivos biométricos, y para definir las regiones o sucursales dentro de la organización.

• Acceder a la Gestión de Áreas

1. Dirígete al módulo de Personal en el apartado en Área dentro de BioTime Pro.
2. Haga clic en Agregar, por lo cual se abrirá una ventana donde deberás ingresar un código único y el nombre del área, hay que definir si esta área será una sub-área de un área principal o un área superior.
3. Asegúrate de asignar correctamente la estructura jerárquica de las áreas.
4. Modificar Código de Área, Nombre de Área, Área superior, teniendo configurado esta ventana le daremos en confirmar y automáticamente nos aparecerá agregada el área creada.

Nota: Dentro del lado derecho aparecerá el árbol de áreas creadas y sub áreas en su caso. Teniendo en cuenta que un dispositivo biométrico solo puede pertenecer a un área, pero un área se puede asignar a varios dispositivos biométricos.

5. El mismo sistema nos da la opción de Importar Áreas de forma masiva con una plantilla que nos aparece dentro de la opción Importar.

Importante.

• El encabezado en el archivo de plantilla es requerido
• El código y nombre son campos requeridos
• El Área superior deber ser el código de área
• Todos los valores de la columna deben tener formato de texto

6. Si se requiere agregar múltiples áreas de manera eficiente y rápida en BioTime Pro, es posible hacerlo mediante una plantilla de importación en formato Excel. Esta función permite agilizar el proceso de configuración al cargar varias áreas a la vez, eliminando la necesidad de ingresarlas manualmente una por una.
7. Para hacerlo, solo necesitas descargar la plantilla proporcionada que esta ubicada en Personal, modulo área, en la opción en importar la seleccionamos la plantilla demo, una vez descargada comenzaremos a rellenar los campos correspondientes.
8. Una vez guardado el archivo volvemos al BioTime Pro y dirigiéndonos a Importar, Seleccionar Archivo y Agregar el Archivo, Seleccionando el Archivo le damos en abrir para seleccionarlo.

Nota. Dentro de la opción Datos Existentes, se puede seleccionar entre ignorar o sobrescribir los datos previos. Es importante tener en cuenta que esta opción se utiliza para gestionar cómo se tratarán los registros nuevos que se ingresen, permitiendo bien su preservación (ignorando los datos duplicados) o su actualización (sobrescribiendo los datos previos con la nueva información ingresada).

Creación y configuración de Cargos
La correcta asignación de cargos dentro de BioTime Pro es fundamental para definir los roles y responsabilidades de los empleados dentro de la estructura organizacional de la empresa. Los cargos representan las posiciones que ocupan los empleados y, al ser configurados adecuadamente, permiten gestionar los permisos de acceso y las restricciones correspondientes a cada puesto.
En este proceso, podrás agregar cargos de manera individual o, en caso necesario, importar múltiples registros de manera masiva utilizando plantillas en formato Excel. Además, es posible establecer relaciones jerárquicas entre los cargos, lo cual facilita la creación de una estructura organizacional bien definida, optimizando la gestión de acceso y control dentro de la plataforma.

• Acceder a la Gestión de Cargos

Nota. Al igual que en la gestión de áreas, es posible agregar cargos/puestos de manera individual o mediante importación masiva. La opción de importación masiva permite cargar múltiples registros de cargos simultáneamente, utilizando una plantilla en formato Excel, lo que optimiza significativamente el proceso de configuración en empresas con estructuras jerárquicas complejas o con un gran número de empleados.

1. Haga clic en Agregar, por lo cual se abrirá una ventana donde deberás ingresar un código único y el nombre del cargo, hay que definir si este cargo será un cargo superior.
2. Asegúrate de asignar correctamente la estructura jerárquica de los cargos
3. Modificar Código de cargo, Nombre del cargo, Código superior, teniendo configurado esta ventana le daremos en confirmar y automáticamente nos aparecerá agregada el cargo creado.
4. El mismo sistema nos da la opción de Importar Cargos de forma masiva con una plantilla que nos aparece dentro de la opción Importar.
5. Si se requiere agregar múltiples cargos de manera eficiente y rápida en BioTime Pro, es posible hacerlo mediante una plantilla de importación en formato Excel. Esta función permite agilizar el proceso de configuración al cargar varios cargos a la vez, eliminando la necesidad de ingresarlas manualmente una por una.
6. Para hacerlo, solo necesitas descargar la plantilla proporcionada y rellenar los campos correspondientes.
7. Una vez guardado el archivo volvemos al BioTime Pro y dirigiéndonos a Importar, Seleccionar Archivo y Agregar el Archivo, Seleccionando el Archivo le damos en abrir para seleccionarlo.

Nota: Dentro de la opción Datos Existentes, se puede seleccionar entre ignorar o sobrescribir los datos previos. Es importante tener en cuenta que esta opción se utiliza para gestionar cómo se tratarán los registros nuevos que se ingresen, permitiendo bien su preservación (ignorando los datos duplicados) o su actualización (sobrescribiendo los datos previos con la nueva información ingresada).

Creación y configuración de Departamentos

La correcta asignación de departamentos dentro de BioTime Pro es esencial para organizar y segmentar eficientemente a los empleados según su función dentro de la estructura organizacional de la empresa. Los departamentos permiten una gestión detallada de las funciones y responsabilidades de cada área de trabajo, facilitando la administración de permisos, recursos y dispositivos asignados a cada unidad. Este proceso permite agregar departamentos de manera individual o, en caso de ser necesario, importar múltiples registros masivamente mediante plantillas en formato Excel. Además, se pueden establecer relaciones jerárquicas entre los departamentos, permitiendo una organización más compleja y precisa, lo que optimiza la gestión y el control de recursos humanos y dispositivos en la plataforma.

- Acceder a la Gestión Departamento

Nota. Al igual que en la gestión de departamentos, es posible agregar departamentos de manera individual o mediante importación masiva. La opción de importación masiva permite cargar múltiples registros de departamentos simultáneamente, utilizando una plantilla en formato Excel, lo que optimiza significativamente el proceso de configuración en empresas con estructuras jerárquicas complejas o con un gran número de empleados.

1. Haga clic en Agregar, por lo cual se abrirá una ventana donde deberás ingresar un código único y el nombre del departamento, hay que definir si este departamento será un cargo superior.
2. Asegúrate de asignar correctamente la estructura jerárquica de los cargos.
3. Modificar Código de departamento, Nombre del departamento, Departamento superior, teniendo configurado esta ventana le daremos en confirmar y automáticamente nos aparecerá agregada el Departamento creado.
4. El mismo sistema nos da la opción de Importar Departamentos de forma masiva con una plantilla que nos aparece dentro de la opción Importar.
5. Si se requiere agregar múltiples cargos de manera eficiente y rápida en BioTime Pro, es posible hacerlo mediante una plantilla de importación en formato Excel. Esta función permite agilizar el proceso de configuración al cargar varios cargos a la vez, eliminando la necesidad de ingresarlas manualmente una por una.
6. Para hacerlo, solo necesitas descargar la plantilla proporcionada y rellenar los campos correspondientes.
7. Una vez guardado el archivo volvemos al BioTime Pro y dirigiéndonos a Importar, Seleccionar Archivo y Agregar el Archivo, Seleccionando el Archivo le damos en abrir para seleccionarlo.

Nota: Dentro de la opción Datos Existentes, se puede seleccionar entre ignorar o sobrescribir los datos previos. Es importante tener en cuenta que esta opción se utiliza para gestionar cómo se tratarán los registros nuevos que se ingresen, permitiendo bien su preservación (ignorando los datos duplicados) o su actualización (sobrescribiendo los datos previos con la nueva información ingresada).