- Guía Rápida: Función Exportar Automáticamente BioTime Pro

Integración Exportar Automáticamente

En la gestión de asistencia y control de tiempo, la automatización de la exportación de datos es una funcionalidad clave para optimizar la administración y el análisis de la información. Dentro del BioTime Pro ofrece la capacidad de programar exportaciones automáticas de datos, permitiendo a los usuarios generar informes en distintos formatos (XLS, CSV, PDF, TXT) sin intervención manual. Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas que necesitan integrar los registros de asistencia con otros sistemas, como nóminas o ERP, asegurando la disponibilidad de datos actualizados de manera eficiente y precisa.

El proceso técnico para configurar la exportación automática de datos en BioTime Pro, incluyendo la selección de datos, formatos de exportación, configuración de horarios y destinos de almacenamiento ya sea de manera local, vía FTP o correo electrónico. Los usuarios podrán optimizar la gestión de la información y garantizar la integridad de los registros en sus procesos administrativos.

Gestión de Exportaciones en BioTime Pro

1. Creación y Personalización de Exportaciones
   BioTime Pro permite la configuración de exportaciones automatizadas y personalizadas. Al agregar una nueva exportación, el usuario puede definir los siguientes parámetros:
   • Tipo de datos a exportar: Registros de asistencia, empleados, horarios, entre otros.
   • Formato de archivo: XLS, CSV, PDF o TXT.
   • Frecuencia y programación: Configuración de ejecución automática según requerimientos operativos.

2. Eliminación de Exportaciones
   La opción "Borrar" permite la eliminación permanente de una exportación previamente configurada. Consideraciones importantes:
   • Una vez eliminada, la configuración no podrá recuperarse.
   • Se recomienda verificar que la exportación ya no sea necesaria antes de proceder con su eliminación.

3. Exportación Manual
   Además de la automatización, BioTime Pro ofrece la opción de exportación manual. Esta función permite generar un archivo con los datos configurados en cualquier momento.

Función Agregar Nueva Exportación Automática

La función "Agregar" permite la creación de una nueva exportación automática de datos en BioTime Pro, proporcionando una configuración personalizada basada en los requisitos de la empresa. Para su correcta configuración, es necesario completar ciertos parámetros obligatorios (*) como Código, Nombre y Nombre de archivo, donde el código actúa como un identificador único, el nombre define la descripción de la exportación y el nombre de archivo establece la nomenclatura con la que se generará el documento (ej. yyyy-MM-DD).
Dentro de la Plantilla de Datos, se definen los campos que se incluirán en la exportación. Estos deben seleccionarse según la relevancia para la empresa y están disponibles en la lista de códigos ubicada en el lado derecho de la interfaz. Los datos exportados siguen una estructura de separación por tabulaciones (\t), lo que garantiza una organización adecuada y compatibilidad con otros sistemas. Esta funcionalidad permite generar exportaciones automatizadas con información estructurada y optimizada de acuerdo con las necesidades del usuario.

Adicionalmente, se cuenta con las siguientes opciones de configuración:
• Ajustes de Formato
• Configuración de Filtro de Datos
• Ajustes de Hora de Exportación
• Ajustes de Ruta de Exportación

Nota. Estas opciones garantizan una exportación flexible y adaptable a los procesos internos de la empresa.

En este apartado Ajuste de Formato se configuran los parámetros relacionados con el formato de los datos exportados:
• Formato de Fecha: Permite seleccionar el formato en el que se mostrarán las fechas en la exportación.
• Formato de Hora: Define la estructura de los registros de hora según las necesidades del usuario.
• ID de Empleado: Establece la longitud del identificador del empleado, asegurando consistencia en los registros.
• Formato de Archivo: Permite elegir el tipo de archivo en el que se generará la exportación, soportando formatos .xls, .csv y .txt.

En este apartado Configuración de Filtro de Datos se encuentran diversas opciones que permiten refinar la información a exportar:
• Buscar por: Define el criterio de búsqueda, permitiendo elegir entre la hora registrada en el sistema o la hora exacta de checada.
• Departamento: Permite seleccionar si la exportación incluirá información de todos los departamentos o solo de uno específico. Por defecto, se exportan todos los datos.
• Incluir el día actual: Opción que determina si el registro del día en curso debe ser incluido en la exportación.
• Área: Permite especificar si la exportación incluirá datos de un solo dispositivo en particular o de todos los dispositivos registrados en el sistema.

En este apartado Ajustes de Hora de Exportación se configuran los parámetros relacionados con el formato de los datos exportados:
• Intervalo: Define la cantidad de veces que se enviará el reporte. Por defecto, se debe mantener en 0.
• Frecuencia: Permite seleccionar cada cuánto se generará la exportación, con opciones de Diario, Semanal o Mensual.
• Punto de Tiempo: Especifica la hora y el minuto exacto en que se ejecutará el envío del reporte.
• Día: Dependerá de la frecuencia seleccionada:
1. Diario: Se enviará una vez al día.
2. Semanal: Se debe elegir el día específico de la semana en que se enviará el reporte.
3. Mensual: Se selecciona un día dentro del rango 1-30 para la generación del informe.

En este apartado Ajustes de Ruta de Exportación se encuentran diversas opciones que permiten refinar la información a exportar:
• Correo Electrónico: Permite recibir la información exportada directamente en una cuenta de correo electrónico especificada.
• Servidor FTP: Opción para enviar automáticamente la exportación a un servidor FTP pre-configurado.
• Ruta FTP: Define la ruta específica dentro del servidor FTP donde se almacenará el archivo exportado.

Función Borrar

La opción "Borrar" permite quitar de manera irreversible una exportación previamente configurada en BioTime Pro.
• Una vez eliminada, no será posible recuperar la configuración, por lo que es crucial asegurarse de que ya no sea útil antes de proceder.
• Es aconsejable validar que la exportación no sea necesaria para evitar la pérdida de parámetros importantes o procesos automatizados.

Función Exportar Manualmente

La función "Exportar Manualmente" en BioTime Pro permite generar un archivo de exportación en el momento que el usuario lo requiera, sin depender de la programación automática previamente establecida.

• Se utiliza cuando se necesita obtener la información de forma inmediata, fuera del horario de exportación automática.
• El archivo generado seguirá el mismo formato y configuración definidos previamente en la plantilla de exportación.
• La exportación se realiza al instante y se guarda en la ubicación especificada en los Ajustes de Ruta de Exportación (correo electrónico, servidor FTP o ruta local).
• Es especialmente útil para obtener reportes puntuales o realizar verificaciones rápidas de datos actualizados.

Esta funcionalidad garantiza el acceso rápido y directo a la información registrada en el sistema, optimizando la gestión de reportes según las necesidades del usuario, por lo tanto te llega al medio que configuraste previamente.