- Configuración Inicial en BioTime Pro: Agregar Usuarios

Configuración Inicial de BioTime Pro: Gestión y Estructuración de Usuarios

En BioTime Pro, la gestión eficiente de empleados es fundamental para optimizar el control de asistencia, por lo cual este proceso abarca desde la incorporación manual de empleados hasta la importación masiva mediante
plantillas Excel, facilitando la asignación de áreas, departamentos y cargos. Además, el sistema permite la transferencia de empleados entre diferentes departamentos y áreas, así como la gestión de empleados que han
dejado la empresa, manteniendo un registro adecuado y actualizado. A través de la funcionalidad de importación masiva y ajustes de transferencia, los administradores pueden organizar y
actualizar rápidamente la base de datos de empleados en función de la estructura organizacional de la empresa.

Puntos a considerar
La creación de usuarios en BioTime Pro involucra varios aspectos clave para una gestión eficiente. Es fundamental definir y asignar roles a cada usuario, asegurando que tengan el acceso adecuado según sus funciones dentro de la organización. También es necesario configurar los permisos y restricciones para cada usuario, de acuerdo a las necesidades de su puesto y responsabilidad.
Cada usuario debe tener credenciales únicas, como su id de empleado para su identificación y acceso al sistema. También es necesario establecer relaciones jerárquicas entre los usuarios, lo que permite gestionar los permisos de manera estructurada, basándose en las jerarquías organizacionales.

Creación de Usuarios
La creación de usuarios en BioTime Pro es un paso esencial para asegurar el acceso adecuado y controlado dentro del sistema. Los usuarios en el software pueden ser empleados, administradores o personal de soporte, y cada uno tendrá distintos permisos según su rol dentro de la organización.

• Nos iremos al Modulo Personal al apartado Empleado, dentro de este apartado veremos opciones tales como:
  o Agregar
  o Borrar
  o Importar
  o Ajuste
  o App
  o Más

Nota: Es fundamental tener configuradas previamente las áreas y los cargos dentro de tus dispositivos biométricos antes de proceder con la asignación de usuarios a cada área. Esta configuración previa asegura una correcta integración y funcionamiento del sistema, permitiendo que los usuarios sean asignados de manera adecuada a sus respectivas áreas y cargos.

Para agregar un usuario, nos iremos al apartado Agregar y al seleccionar nos aparecerá lo siguiente dentro de ese interfaz deberemos de asignar un ID de Empleado el cual es único, este será el identificador en todo el sistema. Registramos a nuestro usuario, asignándole un departamento y un área asignada.
Aquí aparecerán varias opciones tales como:
o NSS
o Genero
o No. De Pasaporte
o Licencia de conducción (Vehículos, motos)
o Teléfono
o Religión
o Código Postal
o Celular
o Carnet Nacional
o Ciudad
o Dirección
o Correo electrónico
o Cumpleaños
o Nombre local

Nota. Los puntos más importantes a llenar y tener seguimiento al momento de crear al usuario son el ID de Empleado, Departamento y Área. Es crucial asegurarse de que estos datos sean correctos, ya que una vez creados, no podrán ser editados. Esto garantiza que la asignación de los usuarios a las áreas y departamentos sea precisa y que la gestión de su acceso y permisos sea coherente dentro del sistema.

Una vez llenado los datos del usuario dentro de la pestaña Información Privada, nos iremos a la siguiente pestaña la cual es Ajustes de Dispositivo, que su ventana es la siguiente.

• En la opción Modo de Verificación, se debe seleccionar el tipo de verificación que se utilizará para el registro del usuario, como huella, rostro, tarjeta, entre otros.
• En la sección de Contraseña PIN, se podrá configurar una clave de acceso para el usuario, la cual será utilizada para registrar sus entradas en el sistema.
• También se podrá visualizar las Huellas Enroladas del usuario o, en su caso, realizar el enrolamiento de nuevas huellas para el registro biométrico.
• En el apartado de Privilegio de Dispositivo, se debe asignar el nivel de acceso que tendrá el usuario, lo que define los derechos y restricciones que este tendrá en los dispositivos biométricos.
• Finalmente, en la sección de Bio-Photo, se podrá registrar una fotografía del usuario para permitir la entrada mediante reconocimiento facial, siempre que el dispositivo biométrico cuente con esta funcionalidad, más adelante veremos el cómo dar de alta las bio-photos.

Una vez llenado los datos del usuario dentro de la pestaña Ajustes de Dispositivo, nos iremos a la siguiente pestaña la cual es Configuración de Asistencia, que su ventana es la siguiente.

• En la opción Habilitar Asistencia, se seleccionará "Sí" o "No" dependiendo de si queremos que el usuario active la asistencia al pasar por el dispositivo biométrico. Esta opción define si el registro de entrada o salida del usuario se realizará automáticamente en el dispositivo.
• En el apartado de Contraseña App/Propia, se elegirán las credenciales para que el usuario acceda a la aplicación móvil para solicitar permisos o aprobaciones. En caso de olvidarla se puede sobrescribir la contraseña.
• Una vez llenado los datos del usuario dentro de la pestaña Configuración de Asistencia, nos iremos a la siguiente pestaña Ajustes de App, que su ventana es la siguiente.
• Dentro del módulo de Ajustes de App, en el apartado de Estatus de App, podremos activar o desactivar la opción para permitir que el usuario descargue y utilice la aplicación móvil.
• Además, en el campo de Rol de App, se podrá definir el tipo de usuario que tendrá acceso a la app, lo que determinará las funciones y permisos que podrá gestionar dentro de la plataforma móvil.

Nota. El uso de esta Aplicación requiere de una licencia adicional dentro del BioTime Pro.

Una vez llenado los datos del usuario dentro de la pestaña Ajustes de App, nos iremos a la siguiente pestaña la cual es Días de Vacaciones, que su ventana es la siguiente.

• Dentro del módulo permite asignar automáticamente al usuario la cantidad de días de vacaciones que le corresponden, según las reglas establecidas, ya sean el estándar mexicano o reglas personalizadas definidas por la empresa. De esta manera, se calcula cuántos días de vacaciones tendrá disponibles el usuario cada año, facilitando la gestión de los periodos vacacionales de manera eficiente.

Una vez llenado los datos del usuario dentro de la pestaña Días de Vacaciones, nos iremos a la siguiente pestaña la cual es IDs Adicionales, que su ventana es la siguiente.

• Dentro del módulo permite agregar identificadores adicionales al usuario, además de su ID principal, con el fin de facilitar su búsqueda y filtrado en el sistema. Por ejemplo, se pueden incluir un ID de nómina interno de la empresa o un número de credencial nacional, lo cual mejora la organización y facilita la localización de los usuarios en el sistema.

Una vez que todos los campos estén correctamente completados, podremos proceder a crear el usuario. Al hacerlo, el sistema mostrará la información del usuario creado, reflejando todos los detalles y configuraciones asignadas, como el tipo de verificación, privilegios de acceso, configuraciones de dispositivo, entre otros. Este proceso permitirá que el usuario sea agregado de manera eficiente al sistema con todas las configuraciones necesarias para su correcta operación en los dispositivos biométricos y dentro de la plataforma BioTime Pro.

Nota. Es importante destacar que, aunque podremos editar todos los parámetros asignados a un usuario creado, hay un detalle que no se puede modificar: el ID de empleado. Este ID se genera de forma automática y no es posible cambiarlo una vez creado. Además, es importante tener en cuenta que al enrolar un usuario en un dispositivo biométrico, se consume una licencia adicional, independientemente de si el usuario fue creado manualmente o importado masivamente.

Creación Masiva de Usuarios

Existe otra forma de crear usuarios, y es mediante un proceso masivo utilizando la opción de importación. Para ello, debemos acceder a la pestaña Importar dentro del módulo Importar Empleados. Al ingresar a esta sección,
se desplegará una ventana con las siguientes características:

• Dentro de esta ventana, se mostrará un pequeño ejemplo de cómo debe llenarse el archivo de Excel, y se nos permitirá descargar la plantilla para agregar los usuarios de manera masiva. Un punto importante a tener en cuenta es que todos los datos a ingresar deben estar en formato de texto, ya que esto es crucial para evitar cualquier incidente o error al momento de guardar el archivo.
• Siguiendo estas indicaciones, procederemos a revisar el archivo de Excel que podremos descargar desde la ventana mencionada, sin cambiar ningún valor (nombre del archivo, títulos de columna). Este archivo contendrá los campos necesarios que debemos llenar para cada usuario.

Nota. El formato que se debe seguir para agregar cualquier fecha es: Año, Mes, Día (AAAA/MM/DD). Es crucial asegurarse de que todas las fechas se ingresen correctamente en este formato para evita errores al momento de importar los datos

Es importante mantener un orden con los ID de los empleados, ya que si llegamos a repetir un ID que ya existe en el sistema, este no permitirá registrar al nuevo usuario. El sistema no ignorará los datos duplicados. Si necesitamos realizar un nuevo registro con el mismo ID, debemos acceder a la ventana “Datos Existentes” dentro de la opción de Importar Empleados y seleccionar la opción "Sobrescribir" para actualizar el registro existente con a nueva información.

Apartado de Renuncia

Es fundamental contar con herramientas que permitan gestionar no solo a los empleados activos, sino también aquellos que ya no forman parte de la empresa, ya sea por renuncia o despido. Para garantizar que el sistema se mantenga actualizado y optimizado, se deben realizar ajustes específicos para los empleados que ya no están operando activamente dentro de la organización.
Esto incluye la gestión de la renuncia o baja de los empleados, deshabilitando su capacidad de registrar asistencia y actualizando su estado en la base de datos. Además, se debe tener en cuenta la importancia de la gestión eficiente de la base de datos de empleados, ya que tanto los empleados activos como los inactivos ocupan espacio en el sistema. Este espacio tiene un impacto directo en el rendimiento y capacidad del sistema, especialmente cuando hay un límite de empleados que se puede almacenar en la licencia de BioTime Pro.

En esta opción veremos varias nuevas selecciones tales como:

• Agregar
• Borrar
• Reintegrar
• Importar
• Deshabilitar Asistencia

Dentro del apartado "Agregar", nos abrirá la siguiente pestaña, que se divide en dos partes. La primera sección muestra todos los empleados, los cuales podemos seleccionar uno por uno o de forma masiva utilizando la casilla ubicada en el recuadro rojo. También podemos buscar a los empleados por departamento o por ID de empleado.
Una vez que hayamos seleccionado los usuarios que queremos dar de baja, debemos hacer clic en la opción "Confirmar".
En la segunda pantalla, se mostrarán los usuarios seleccionados, y esta pantalla solo es para confirmar la selección. Es importante tener en cuenta que debemos definir la fecha de baja, seleccionar el tipo de baja (como renuncia, despido, baja, trasferido o trabajo sin salario) y, de manera opcional, insertar un motivo para la baja.
Además, podremos deshabilitar la función de asistencia si así se requiere. Una vez que todo esté correcto, daremos clic en "Confirmar" y automáticamente se efectuarán los cambios correspondientes en el sistema.

Nota. Es importante tener en cuenta que los empleados registrados en el módulo de renuncia forman parte de una base de datos. Al mantener a los usuarios en esta sección, se consumirá parte de la licencia, ya que sus datos, como los registros de entrada o salida y tanto sus huellas, rostro o palma, se guardarán en el sistema. Es crucial recordar que tanto los empleados activos como los empleados en el apartado de renuncia suman para el límite máximo de empleados permitido por la licencia de BioTime Pro.

Dentro del apartado “Borrar”, esta opción solo se utiliza para eliminar definitivamente a un usuario del sistema. Al realizar esta acción, se eliminarán todos los registros asociados al usuario, incluyendo huellas, tarjetas, palmas o cualquier otro dato enrolado, asegurando que no quede información de dicho usuario en el sistema. Esta operación es irreversible, por lo que debe ejecutarse con precaución.

Dentro del apartado “Reintegrar”, esta opción se utiliza para volver a integrar a los usuarios que previamente hayan sido dados de baja o que se encuentren en el módulo de renuncia. Los usuarios pueden ser seleccionados uno por uno o, si se desea reintegrar a varios usuarios de manera simultánea, se puede hacer de forma masiva utilizando la casilla ubicada en el recuadro rojo. Al seleccionar esta opción, los usuarios reintegrados podrán acceder nuevamente al sistema y a los dispositivos asignados, recuperando su capacidad de registro y asistencia.

Dentro del apartado “Importar”, esta opción permite dar de baja a usuarios de forma masiva mediante una plantilla descargable en formato Excel. Para utilizar esta función, se debe llenar la plantilla siguiendo estrictamente el formato del ejemplo proporcionado. Es crucial que todos los datos sean ingresados correctamente, especialmente la fecha de baja, la cual debe seguir el formato de Año, Mes, Día. Al completar la plantilla y cargarla en el sistema, los usuarios seleccionados serán dados de baja de manera masiva, simplificando el proceso de gestión de empleados.

Dentro del apartado “Deshabilitar Asistencia”, esta opción permite como su nombre lo indica deshabilitar la asistencia dentro de su dispositivo biométrico para que no cuenten ya su registro dentro de este, para activarlo
solo lo seleccionamos y le damos a la opción confirmar